Viele Prozesse sind längst digital, bis zu dem Punkt, an dem ein Dokument eingeht. Dann liest es jemand, tippt die Daten ab und gibt sie weiter. Genau dort endet die Automatisierung meistens.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung heißt: Software übernimmt die Schritte eines Geschäftsprozesses, die bisher Menschen von Hand erledigt haben. Eine E-Mail weiterleiten, eine Rechnung prüfen, einen Antrag ablegen.
Solange am Anfang schon Daten stehen, funktioniert das gut. Steht am Anfang ein Dokument, muss es zuerst gelesen werden. Meist von einem Menschen.
Warum Dokumente der Engpass sind
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) schließt diese Lücke. IDA liest das Dokument, erkennt seine Art und holt die Daten heraus, die der nächste Schritt braucht. Danach läuft der Workflow automatisch weiter: Die Daten werden mit bestehenden Datenbanken abgeglichen und an das ECM, das DMS oder die Fachanwendung übergeben.
Anders als feste Regeln lernt IDA aus Beispielen. Neue Dokumentarten oder Layouts brauchen kein neues Regelwerk.
Sieben Hürden und was hilft
1. Viele Formate
Dokumente kommen als Formular, Rechnung, Brief, E-Mail und Anhang. Was hilft: eine Software, die alle verarbeitet. IDA liest strukturierte Formulare ebenso wie Fließtext und lernt neue Dokumentarten aus wenigen Beispielen, direkt im Browser.
2. Schlechte Vorlagen
Blasse Scans, Faxe und verblasste Akten führen zu Lesefehlern, die sich durch den ganzen Prozess ziehen. Was hilft: eine Texterkennung, die für schwierige Vorlagen gebaut ist. IDA liest Maschinenschrift mit einer Genauigkeit von über 99 %.
3. Handschrift
Handschriftliche Einträge sehen bei jedem Menschen anders aus. Viele Systeme kommen hier nicht weiter. Was hilft: eine Handschrifterkennung, die mit echter Handschrift trainiert ist. IDA erkennt Handschrift mit einer Genauigkeit von über 95 %. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag zur Handschrifterkennung.
4. Genau die richtigen Daten
Jeder Workflow braucht andere Werte: der eine die IBAN, der andere die Versicherungsnummer. Was hilft: eine Extraktion, die Sie auf Ihren Anwendungsfall einstellen. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag zur Entity Extraction.
5. Wachsende Mengen
Mehr Kunden, mehr Dokumente. Was hilft: eine Software, die mit der Menge wächst. Ein Scan-Dienstleister verarbeitet mit IDA jedes Jahr eine Milliarde Seiten und automatisierte von Anfang an über 90 % seiner Klassifikation.
6. Bestehende Systeme
Für die Automatisierung will niemand sein ECM oder DMS austauschen. Was hilft: offene Schnittstellen. IDA liefert die Daten als JSON über eine API und bei Bedarf ein durchsuchbares PDF für das Archiv. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag zu PDF und JSON.
7. Datenschutz
Dokumente enthalten oft personenbezogene und vertrauliche Daten. Was hilft: die Kontrolle darüber, wo die Daten verarbeitet werden. IDA läuft im eigenen Rechenzentrum, in einer souveränen Cloud oder hybrid. Mehr zu Sicherheit und Zertifizierungen.
Häufige Fragen
Was ist IDP?
Intelligent Document Processing, auf Deutsch intelligente Dokumentenverarbeitung: Software, die Dokumente liest, ihre Art erkennt und die Daten ausliest. So werden Dokumente zu Eingaben, mit denen ein Workflow arbeiten kann.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und RPA?
RPA (Robotic Process Automation) wiederholt Klicks und Eingaben in bestehenden Anwendungen. Dafür braucht es Daten, die schon strukturiert sind. IDP liefert diese Daten aus Dokumenten. Beides ergänzt sich deshalb gut.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. IDA wird über Schnittstellen angebunden und übergibt die Daten an die Systeme, die Sie schon nutzen.
Wo bleibt der Mensch beteiligt?
Überall dort, wo ein Ergebnis unsicher ist oder eine Entscheidung ansteht. IDA gibt jedem Ergebnis einen Konfidenzwert. Unter dem Schwellenwert, den Sie festlegen, prüft ein Mensch. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag zur Dokumentenautomatisierung.
Mit Ihren Dokumenten ausprobieren
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wo Dokumente Ihre Workflows bremsen und welche Schritte IDA übernehmen kann.