Mehr Dokumente, weniger Fachkräfte: Viele Organisationen haben beides gleichzeitig. Stellen bleiben unbesetzt, die Akten kommen trotzdem.
Dokumentenautomatisierung löst den Fachkräftemangel nicht. Sie sorgt dafür, dass die Menschen, die da sind, ihre Zeit mit Entscheidungen verbringen und nicht mit dem Sortieren von Papier.
Was ist Dokumentenautomatisierung?
Dokumentenautomatisierung heißt: Software übernimmt die wiederkehrenden Schritte rund um Dokumente. Lesen, sortieren, Daten auslesen, auf Vollständigkeit prüfen, eine Entscheidung vorbereiten.
Das geschieht in zwei Stufen. Die erste macht aus Dokumenten Daten. Die zweite arbeitet mit dem Inhalt. In beiden Stufen behält der Mensch die Entscheidung.
Stufe 1: erfassen, sortieren, auslesen
IDA liest eingehende Dokumente, erkennt ihre Art und holt die Daten heraus, die der nächste Schritt braucht. Maschinenschrift mit einer Genauigkeit von über 99 %, Handschrift mit über 95 %, historische Schriften eingeschlossen.
Wie gut das in der Praxis funktioniert, zeigt ein Scan-Dienstleister, der jedes Jahr eine Milliarde Seiten verarbeitet: Mit IDA automatisierte er von Anfang an über 90 % seiner Dokumentenklassifikation.
Mehr zu den einzelnen Schritten in unseren Blogbeiträgen zur digitalen Dokumentenerfassung, zum digitalen Posteingang und zur PDF-Klassifikation.
Stufe 2: prüfen und vorbereiten
Sind die Dokumente erst einmal Daten, beginnt die eigentliche Arbeit: eine Akte lesen, einen Antrag prüfen, eine Ausschreibung auswerten. Hier setzen die KI-Kollegen JAIDE an.
JAIDE Akte sichtet die ganze Akte, prüft sie auf Vollständigkeit und Widersprüche und beantwortet die Leitfragen mit Fundstelle. JAIDE Antrag prüft eingehende Anträge anhand gemeinsam festgelegter Kriterien und benennt fehlende Nachweise. JAIDE Ausschreibung liest Ausschreibungen mit 600 Seiten und mehr und zieht die wichtigen Anforderungen heraus.
Was beim Menschen bleibt
Die Entscheidung. Software liest, sortiert, prüft und bereitet vor. Ob ein Antrag bewilligt, ein Schaden reguliert oder ein Angebot abgegeben wird, entscheidet ein Mensch.
Das funktioniert nur, wenn der Mensch nachvollziehen kann, was die Software getan hat. IDA markiert unsichere Ergebnisse mit einem Konfidenzwert. JAIDE zeigt zu jeder Aussage die Fundstelle.
Wo sie sich lohnt
Versicherungen
Eingangspost, Schadenmeldungen und Vertragsänderungen werden gelesen und verteilt. Die Sachbearbeitung beginnt mit vollständigen Vorgängen.
Öffentliche Verwaltung
Anträge werden auf Vollständigkeit geprüft, bevor jemand sie bearbeitet. Weniger Nachforderungen, schnellere Bescheide.
Justiz und Recht
Umfangreiche Akten werden gesichtet und mit Fundstellen zusammengefasst. Richterinnen, Richter und Anwälte konzentrieren sich auf die rechtliche Bewertung.
Gesundheitswesen
Patientenakten, Befunde und Arztbriefe werden klassifiziert und in der richtigen Akte abgelegt.
Scan-Dienstleister
Digitalisierungsprojekte liefern klassifizierte Dokumente und Daten statt nur Bilder.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenautomatisierung und IDP?
IDP (Intelligent Document Processing) ist die erste Stufe: erfassen, klassifizieren, auslesen. Dokumentenautomatisierung umfasst auch die Arbeit danach, etwa das Prüfen und Vorbereiten von Entscheidungen.
Ersetzt Dokumentenautomatisierung Mitarbeitende?
Nein. Sie übernimmt wiederkehrende Schritte. Die Entscheidungen bleiben beim Menschen, und dafür bleibt mehr Zeit.
Brauchen wir dafür eine Cloud?
Nein. IDA und JAIDE laufen im eigenen Rechenzentrum, in einer souveränen Cloud oder hybrid.
Womit fangen wir an?
Mit einem Prozess, in dem viele gleichartige Dokumente und viel Handarbeit stecken, etwa der Posteingang oder eine bestimmte Antragsart.
Mit Ihren Dokumenten ausprobieren
In einer Demo zeigen wir Ihnen, welche Schritte IDA und JAIDE in Ihren Prozessen übernehmen können.