Jeden Morgen dasselbe: Briefe, E-Mails mit Anhängen, Faxe, Webformulare. Jemand öffnet, liest, sortiert und verteilt alles, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann. Das bindet jeden Tag Arbeitszeit.
Ein digitaler Posteingang übernimmt dieses Sortieren automatisch.
Was ist ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang sammelt alle eingehenden Dokumente an einer Stelle, liest sie und leitet jedes an den richtigen Fachbereich oder Vorgang weiter. Papier wird vorher gescannt, digitale Dokumente werden direkt gelesen.
Die Begriffe digitale Poststelle und Inputmanagement meinen dasselbe.
So läuft er ab
- Dokumente kommen per E-Mail, Scan, Fax, Webformular oder Schnittstelle an (API, gRPC, REST).
- Die Texterkennung liest gedruckten Text, Handschrift, Ankreuzfelder und Barcodes.
- Enthält ein PDF mehrere Dokumente, trennt die Software es in einzelne Dokumente.
- Die Klassifikation entscheidet, was jedes Dokument ist: Rechnung, Vertrag, Bestellung, Kündigung.
- Die Extraktion holt die Daten heraus, die der nächste Schritt braucht, etwa Betrag, Kundenname oder Vertragsnummer.
- Das Ergebnis geht an den zuständigen Fachbereich oder an DMS, ECM oder eine Fachanwendung.
Wo die Software unsicher ist, prüft ein Mensch das Dokument. Alles andere läuft durch.
Was sich für das Team ändert
Niemand muss mehr Post öffnen, sortieren und verteilen. Das Team beginnt mit Dokumenten, die schon am richtigen Platz liegen, die wichtigsten Daten bereits ausgefüllt.
Jeder Schritt wird protokolliert. Wer wann was bekommen hat und wohin es ging, lässt sich jederzeit nachvollziehen. Das hilft bei Prüfungen und Compliance.
Worauf es ankommt
- Wie gut die Software schwierige Vorlagen, Handschrift und Formulare mit Ankreuzfeldern liest.
- Ob sie gemischte PDFs zuverlässig trennt, bevor sie klassifiziert.
- Ob sich neue Dokumentarten ohne Programmierung ergänzen lassen.
- An welche Systeme sie übergibt und über welche Schnittstellen.
- Wo sie läuft. Bei personenbezogenen Daten kann das eigene Rechenzentrum oder eine souveräne Cloud Pflicht sein.
IDA für das Inputmanagement deckt all diese Schritte ab. Mehr dazu in unseren Blogbeiträgen zur digitalen Dokumentenerfassung und zur PDF-Klassifikation.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen digitalem Posteingang und Inputmanagement?
Inhaltlich keiner. Beide beschreiben das automatische Erfassen, Sortieren und Verteilen eingehender Dokumente. Inputmanagement ist der übliche Begriff bei Versicherungen und Banken.
Verarbeitet der digitale Posteingang auch E-Mail-Anhänge?
Ja. E-Mails und ihre Anhänge werden genauso gelesen wie gescannte Briefe.
Woher weiß die Software, welcher Fachbereich zuständig ist?
Aus der Dokumentart und den ausgelesenen Daten, zum Beispiel einer Vertragsnummer oder einem Aktenzeichen. Die Regeln für die Verteilung legen Sie fest.
Was passiert mit Dokumenten, die die Software nicht zuordnen kann?
Sie gehen an einen Menschen zur Prüfung. Jede Zuordnung hat einen Konfidenzwert, die Schwelle legen Sie fest.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. Ein digitaler Posteingang sitzt davor und liefert die Daten über Schnittstellen.
Mit Ihrer Post ausprobieren
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie IDA Ihre Post liest, sortiert und verteilt.