Rechnungen, Verträge, Formulare, Briefe: Jeden Tag kommen Dokumente an, auf Papier, als PDF und per E-Mail. Jemand tippt sie ab, sortiert sie und legt sie ab. Das kostet Zeit, und jeder Handgriff ist eine Fehlerquelle.
Digitale Dokumentenerfassung übernimmt diese Schritte.
Was ist digitale Dokumentenerfassung?
Digitale Dokumentenerfassung macht aus Dokumenten Daten, mit denen Software arbeiten kann. Das gilt für Papier ebenso wie für digitale Dateien.
Ein Scan allein reicht nicht. Ein Scan ist ein Bild der Seite. Erst die Texterkennung macht daraus Text, und erst Klassifikation und Extraktion machen daraus verwertbare Daten, etwa eine Rechnungsnummer, einen Kundennamen oder eine Frist.
So läuft sie ab, Schritt für Schritt
- Dokumente kommen per Scanner, E-Mail, Upload oder Schnittstelle an.
- Die Texterkennung (OCR) liest gedruckten Text, die Handschrifterkennung (ICR, HTR) handschriftliche Einträge.
- Die Software erkennt die Dokumentart: Rechnung, Antrag, Kündigung. Mehr dazu in unserem Blogbeitrag zur PDF-Klassifikation.
- Sie holt die Daten heraus, auf die es im Prozess ankommt.
- Jedes Ergebnis hat einen Konfidenzwert. Unter der Schwelle, die Sie festlegen, prüft ein Mensch das Dokument.
- Die Daten gehen an die Systeme, in denen die Arbeit weitergeht: ERP, DMS, ECM oder eine Fachanwendung.
Worauf es bei der Texterkennung ankommt
Alles Weitere hängt davon ab, wie gut der Text gelesen wird. Liest die Erkennung eine Zahl falsch, trägt die Extraktion den Fehler in Ihr System.
Bei der Auswahl einer Lösung lohnt ein Test an diesen Punkten:
- Blasse Kopien, Stempel, schiefe Seiten und Handschrift zeigen, was eine Lösung kann.
- Dieselben Daten stehen auf jeder Lieferantenrechnung an einer anderen Stelle.
- Was bei hundert Seiten funktioniert, muss auch bei hunderttausend funktionieren.
- Bei persönlichen oder vertraulichen Dokumenten zählt, ob die Erkennung im eigenen Rechenzentrum läuft oder in einer fremden Cloud.
IDA erkennt Maschinenschrift mit einer Genauigkeit von über 99 % und Handschrift mit über 95 %. Die Erkennung stammt aus über 30 Jahren Forschung und hat internationale Wettbewerbe gewonnen, auch zur Handschrift. Alle Auszeichnungen stehen auf unserer Technologieseite.
Wo Unternehmen sie einsetzen
Posteingang
Briefe, E-Mails und Anhänge werden gelesen, sortiert und an den richtigen Fachbereich geleitet. Mehr zu IDA für das Inputmanagement.
Rechnungen
Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit gehen direkt an die Buchhaltung.
Formulare und Anträge
Handschriftliche und getippte Einträge werden Feld für Feld gelesen. Mehr zu IDA für Formulare.
Personal- und Vertragsakten
Akten werden durchsuchbar, statt in Ordnern zu stehen.
Archive
Altbestände werden durchsuchbar, auch handschriftliche. Mehr zu IDA für Archive.
Typische Hürden
Datenschutz
Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten. Wählen Sie eine Lösung, die sie dort verarbeitet, wo Ihre Datenschutzvorgaben es verlangen. Sensible Stellen lassen sich außerdem automatisch schwärzen.
Schlechte Vorlagen
Schlechte Scans kosten Erkennungsqualität. Eine gute Scannereinstellung und Bildkorrektur (Zuschneiden, Schwarz-Weiß) helfen, bevor die Software überhaupt liest.
Akzeptanz im Team
Erfassung funktioniert am besten, wenn das Team ihr vertraut. Das gelingt, wenn Menschen sehen, was die Software gelesen hat, und unsichere Fälle selbst prüfen.
Anbindung an bestehende Systeme
Erfassung lohnt sich erst, wenn die Daten dort ankommen, wo gearbeitet wird. Planen Sie die Schnittstellen von Anfang an mit.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenerfassung und Dokumentenmanagement?
Die Dokumentenerfassung liest Dokumente und macht daraus Daten. Das Dokumentenmanagement (DMS) speichert, versioniert und ordnet sie. Die Erfassung liefert, was das DMS ablegt.
Ist OCR dasselbe wie Dokumentenerfassung?
Nein. OCR ist ein Schritt: Sie macht aus einem Bild Text. Zur Dokumentenerfassung gehören außerdem Klassifikation, Extraktion, Prüfung und Übergabe.
Lassen sich handschriftliche Dokumente erfassen?
Ja. Die Handschrifterkennung liest handschriftliche Einträge, vom Formular bis zum historischen Register. Mehr in unserem Blogbeitrag zur Handschrifterkennung (HTR).
Muss alles erst gescannt werden?
Nein. Digitale PDFs, E-Mails und ihre Anhänge werden direkt gelesen. Nur Papier muss gescannt werden.
Wo werden die Dokumente verarbeitet?
Mit IDA dort, wo Sie es festlegen: im eigenen Rechenzentrum, in Ihrer Cloud oder hybrid.
Mit Ihren Dokumenten ausprobieren
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie IDA Ihre Dokumente erfasst.